Componentes de Microsoft Office 2007

Botón Office

Uno de los nuevos elementos que aparecen en la versión Microsoft Office 2007 es el botón de Office, que se encuentra en la esquina superior izquierda de todas las aplicaciones. Haciendo clic sobre este botón se accede a los comandos básicos del antiguo menú Archivo como Abrir, Guardar, e Imprimir, y a otros nuevos como Finalizar o Publicar. Este botón aparece en los siguientes programas de Microsoft Office 2007: Word, Excel, Powerpoint y Access. Además, está disponible en las ventanas de los mensajes de correo electrónico de Microsoft Outlook 2007. 

El botón de Office incluye los siguientes comandos:

• Nuevo. Crea un archivo nuevo. Abrir. Se abre en el Explorador la carpeta Mis documentos, donde podremos seleccionar el archivo con el que deseamos trabajar. Además, es posible seleccionar otras carpetas o decidir la vista con la que queremos ver el contenido de la carpeta que estamos explorando. 

• Guardar. Cuando guardamos un archivo por primera vez, aparece la misma ventana que con el comando Guardar como. Cuando el archivo ha sido guardado previamente, lo que hace este botón es volver a almacenar el archivo con el mismo nombre, con lo que la versión anterior queda eliminada.  

Dependiendo de la aplicación con la que estemos trabajando, al guardar se creará un archivo con la extensión .docx, .xlsx, . accdb, .pptx, que se corresponden con archivos de Word, Excel, Access o de PowerPoint respectivamente. Una opción destacable del menú Guardar es que nos permite decidir en qué tipo de archivo se va a salvar el documento, se hará con distintas extensiones de archivo dependiendo de la versión de Office. 

• Guardar como. Este comando se utiliza si queremos guardar el archivo en una ubicación diferente de la original o en un formato diferente al de Office 2007, Así, por ejemplo, es posible que necesitemos en un momento dado guardar un documento con el formato de alguna versión anterior de Office. Después de seleccionar Guardar como, se abre una ventana. En la parte inferior izquierda de esta ventana se encuentra el botón Herramientas.

Entre otras cosas, nos permite conectarnos a una unidad de red. En Opciones generales podemos proteger el archivo con contraseñas de apertura o escritura. 

Además, podemos comprimir el tamaño de las márgenes según la utilidad que vayamos a darle al documento: enviarlo por mail, utilizarlo en un proyector o visualizarlo por pantalla.

El cuadro de diálogo de Guardar como es común en Word, Excel y PowerPoint. En Access solamente aparece a disposición del usuario el tipo de base de datos a guardar. 

• Imprimir. Al hacer clic en este comprimir comando, aparecen las siguientes opciones:

1.  Imprimir: mediante el cuadro de diálogo que aparece, se puede seleccionar impresora, además de acceder a otras opciones de impresión como número de copias, páginas a imprimir...
2. Impresión rápida: envía directamente el documento a la impresora predeterminada sin realizar ningún cambio. 
3. Vista preliminar: muestra la previsualización de la página o páginas que deseamos imprimir. 

• Preparar. Prepara el documento para su distribución. Es similar en Word, Excel y PowerPoint. Dispone de las siguientes opciones:

1. Propiedades: administra las propiedades del documento.
2. Inspeccionar documento: comprueba si hay información del usuario, texto oculto o metadatos en el documento. 
3. Cifrar documento: se agrega seguridad añadiendo cifrado al archivo
4. Restringir permiso: permisos de editar, copiar e imprimir restringidos dependiendo de la necesidad.
5. Agregar una firma digital: asegura la integridad del documento agregando una firma digital no visible.
6. Marcar como final: establece el documento como versión definitiva y de solo lectura. 
7. Ejecutar comprobador de compatibilidad: se comprueba si se puede utilizar el archivo en versiones anteriores de Office. 

• Enviar. Envía una copia del documento a otras personas. Es común para Word, Excel y PowerPoint. 

1. Correo electrónico: envía directamente por mail el archivo abierto de la aplicación. 
2. Fax de Internet: se envía el documento como si fuese un fax. Es necesario subscribirse al servicio de fax de Internet. 

• Publicar. Prepara el documento para su distribución. Es común para Word y Excel. Tiene las siguientes opciones:

1. Blog: crea una nueva entrada de blog con el contenido del documento. 
2. Servidor de administración documental: se guarda el documento para ser compartido en un servidor de administración documental. 
3. Crear área de trabajo del documento: es muy útil para trabajar de modo compartido con un archivo y mantener una copia sincronizada.

• Cerrar. Cierra el archivo y la ventana de este. 

• Salir. Se sale de 1a aplicación preguntándonos si queremos guardar los archivos que se van a cerrar.

Si haces clic en Opciones de Word dentro del botón de Office aparecen las opciones de esta aplicación divididas en distintas categorías. Así, a través de este menú es posible:

• Mostrar la barra de herramientas.
• Habilitar vistas previas.
• Cambiar el color de la aplicación.
• Configurar el idioma.

Entre las opciones del menú Mostrar, destaca la posibilidad de mostrar ciertas marcas de formato de las paginas y distintas opciones de impresión. 

Finalmente, a través del menú Personalizar se determina qué elementos aparecen en la barra de herramientas de acceso rápido.  

Barra de herramientas de acceso rápido 

La barra de herramientas de acceso rápido aparece a la derecha del botón de Office. Se puede personalizar haciendo clic en la flecha que aparece a su derecha. Por defecto, aparecen los botones clásicos y más utilizados de Microsoft Office: Nuevo, Abrir, Guardar, Vista preliminar... 

Si queremos añadir más comandos, podemos hacerlo seleccionando la opción Más comandos. AL seleccionar esta opción aparece el cuadro de diálogo. 

Con la opción de Minimizar la cinta de opciones, logramos reducir esta a la mínima expresión. Además, puede situarse la barra de herramientas en distintas posiciones, encima o debajo de la cinta de opciones, haciendo clic sobre el respectivo comando: Mostrar encima de la cinta de opciones o Mostrar debajo de la cinta de opciones.

Cinta de opciones

La cinta de opciones es una de las grandes novedades en el aspecto visual de Microsoft Office 2007 y sustituye a los menús y las barras de herramientas principales de Office 2003. Esta cinta de opciones se halla en todas las aplicaciones de Office 2007 excepto en Outlook, donde solo aparece en las ventanas de redacción y lectura de un mensaje de correo electrónico, una tarea, un contacto o un elemento del calendario.

La distribución de la cinta de opciones es intuitiva y de fácil manejo.

Entre las fichas que contiene la cinta de opciones destacan Inicio, Insertar, Diseño de página...

Igualmente, observamos que, al pasar el ratón sobre cada una de las fichas, estas se remarcan. También aparecen previsualizaciones de los formatos dados a la fuente de los textos sin necesidad de cerrar los cuadros de diálogos. 

Además de las fichas que se ven en la cinta de opciones cuando se inicia una aplicación, existen fichas que aparecen solo cuando se necesitan. Estas fichas son las herramientas contextuales y las fichas de programas. 

Barra de estado 

La barra de estado aparece en la parte inferior de las ventanas de las aplicaciones de Microsoft Office 2007. La barra de estado consta de las siguientes partes: 

• Barra de Zoom. Aparece en el extremo derecho de la barra. Nos permite establecer el nivel del zoom con el que deseamos ver la presentación documento de texto, hoja de cálculo... 

• Junto al control deslizante de zoom aparecen botones que nos muestran distintos modos o vistas del documento. 

• La barra de estado puede ser personalizada. Si hacemos clic con el botón derecho del ratón sobre ella, aparece un menú contextual con todas las posibilidades de personalización. 

Panel de exploración

El panel de exploración no aparece en todas las aplicaciones de Office 2007. En las que sí se utiliza este panel son: Access y PowerPoint, además de en Outlook. 

Al abrir una de estas aplicaciones, este panel de exploración se halla a la izquierda de la pantalla. En el caso de Access, presenta los objetos que integran la base de datos: tablas, consultas, formularios... 

En el caso de PowerPoint, el panel de exploración presenta las distinta: diapositivas que componen la aplicación.

Además, como casi todo en Microsoft Office, el panel de exploración también puede ser personalizado en función de las necesidades de cada usuario